Politică de Confidențialitate

1. Operatorul de date cu caracter personal

Operatorul de date cu caracter personal este:

INOVO SOLUTIONS SRL administrează platforma Hosted PBX (hosted-pbx.ro), un serviciu de centrală telefonică virtuală cloud pentru companii din România.

2. Categoriile de date cu caracter personal colectate

Colectăm următoarele categorii de date cu caracter personal, în funcție de modul în care interacționezi cu noi:

2.1. Date furnizate direct de tine

• Date de identificare: nume, prenume, denumire companie
• Date de contact: adresă de e-mail, număr de telefon
• Date comerciale: număr de angajați, buget estimat, tipul de servicii solicitate
• Conținut comunicări: mesajele transmise prin formularul de contact sau prin e-mail
• Date contractuale: datele necesare încheierii și executării contractului de prestări servicii

2.2. Date colectate automat

• Date tehnice: adresa IP, tipul și versiunea browser-ului, sistemul de operare
• Date de navigare: paginile accesate, durata vizitei, sursa de trafic
• Cookie-uri: conform Politicii de Cookies

2.3. Date generate în cadrul utilizării serviciului

• Înregistrări ale apelurilor telefonice (în limitele contractuale agreate)
• Transcrieri ale convorbirilor (dacă modulul AI de transcriere este activat)
• Date despre apeluri (număr apelant, durată, timestamp, coadă)
• Configurații de platformă (IVR, extensii, reguli de distribuție)

3. Scopurile prelucrării datelor

Prelucrăm datele tale cu caracter personal în următoarele scopuri:

4. Temeiul juridic al prelucrării

Prelucrăm datele tale cu caracter personal pe baza unuia dintre următoarele temeiuri juridice prevăzute de art. 6 din GDPR:

• Art. 6 alin. (1) lit. a) — Consimțământul: pentru comunicări de marketing și pentru utilizarea cookie-urilor non-esențiale. Poți retrage consimțământul oricând, fără a afecta legalitatea prelucrărilor anterioare.
• Art. 6 alin. (1) lit. b) — Executarea contractului: pentru prelucrările necesare încheierii și executării contractului de prestări servicii sau pentru demersuri precontractuale la cererea ta.
• Art. 6 alin. (1) lit. c) — Obligație legală: pentru prelucrările impuse de legislația fiscală, contabilă sau de altă natură aplicabilă INOVO SOLUTIONS SRL.
• Art. 6 alin. (1) lit. f) — Interesul legitim: pentru securitatea platformei, prevenirea fraudelor, îmbunătățirea serviciilor și comunicările comerciale adresate clienților existenți.

5. Destinatarii datelor cu caracter personal

Datele tale cu caracter personal pot fi transmise, în scopurile menționate, următoarelor categorii de destinatari:

• Angajații INOVO SOLUTIONS SRL care au nevoie de acces pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu (vânzări, suport tehnic, facturare), cu obligație contractuală de confidențialitate.
• Furnizori de servicii IT și infrastructură (găzduire cloud, servere, backup), care prelucrează datele în calitate de persoane împuternicite de operator, în baza unor contracte care garantează respectarea GDPR.
• Furnizori de servicii de comunicații necesari funcționării platformei de telefonie VoIP (operatori de trunk SIP, furnizori de numerotație).
• Furnizori de servicii financiar-contabile (contabilitate, audit, avocatură), care accesează datele strict în scopul serviciilor prestate.
• Autorități publice (ANAF, instanțe judecătorești, ANSPDCP) în cazul în care transmiterea este impusă de lege sau de o hotărâre judecătorească.

Nu vindem, nu închiriem și nu comercializăm datele tale cu caracter personal către terți în scopuri de marketing propriu al acestora.

În cazul transferului de date în afara Spațiului Economic European, ne asigurăm că există garanții adecvate (decizii de adecvare ale Comisiei Europene, clauze contractuale standard) care să asigure un nivel de protecție echivalent celui din UE.

6. Durata păstrării datelor

Păstrăm datele tale cu caracter personal atât timp cât este necesar pentru scopul pentru care au fost colectate:

• Date din formularul de contact / precontractuale: maximum 24 de luni de la ultima interacțiune, dacă nu s-a încheiat un contract.
• Date contractuale: pe durata contractului și ulterior 10 ani conform obligațiilor legale de arhivare a documentelor financiar-contabile (Legea contabilității nr. 82/1991).
• Înregistrări apeluri: conform opțiunii din planul ales (100MB / 6 luni / 12 luni) sau conform termenelor stabilite prin contract.
• Date de navigare și cookie-uri: conform Politicii de Cookies.
• Date pentru marketing: până la retragerea consimțământului sau până la solicitarea de ștergere.

La expirarea termenului de retenție, datele sunt șterse sau anonimizate ireversibil, astfel încât să nu mai poată fi asociate cu o persoană identificabilă.

7. Drepturile tale în legătură cu datele cu caracter personal

Conform GDPR, beneficiezi de următoarele drepturi pe care le poți exercita oricând prin contactarea noastră la support@inovo.ro:

Vom răspunde solicitărilor tale în termen de maximum 30 de zile calendaristice de la primire. Termenul poate fi prelungit cu maximum 60 de zile în cazul solicitărilor complexe sau multiple, cu informarea ta prealabilă.

8. Securitatea datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele tale cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau divulgării accidentale, inclusiv:

• Criptare SSL/TLS pentru toate transmisiile de date
• Criptare la stocare pentru înregistrările apelurilor și transcripte
• Controlul accesului bazat pe roluri (RBAC)
• Audit trail pentru toate accesările datelor din platformă
• Backup periodic al datelor în locații securizate
• Instruirea periodică a personalului cu privire la protecția datelor

În cazul unui incident de securitate care poate afecta drepturile și libertățile tale, vom notifica ANSPDCP în termen de 72 de ore de la constatare și te vom informa pe tine dacă incidentul prezintă un risc ridicat, conform art. 33-34 din GDPR.

9. Cookie-uri

Site-ul hosted-pbx.ro utilizează cookie-uri pentru funcționarea corectă, analiza traficului și îmbunătățirea experienței de navigare. Informații detaliate despre tipurile de cookie-uri utilizate, durata acestora și modul în care poți controla preferințele de cookie-uri sunt disponibile în Politica noastră de Cookies.

Poți gestiona preferințele de cookie-uri oricând prin banner-ul de cookie-uri afișat la prima vizită sau prin setările browser-ului tău.

10. Linkuri către site-uri terțe

Site-ul nostru poate conține linkuri către site-uri web ale unor terți (parteneri, integrări, resurse externe). Accesarea acestor site-uri nu face obiectul prezentei politici de confidențialitate. Nu suntem responsabili pentru practicile de confidențialitate ale terților și îți recomandăm să consulți politicile de confidențialitate ale fiecărui site pe care îl vizitezi.

11. Modificări ale politicii de confidențialitate

Ne rezervăm dreptul de a actualiza această politică de confidențialitate oricând, pentru a reflecta modificări ale practicilor noastre de prelucrare a datelor sau ale cerințelor legale aplicabile. Data ultimei actualizări este indicată la începutul documentului.

În cazul modificărilor semnificative, te vom notifica prin e-mail (dacă ai un cont activ) sau prin afișarea unui banner pe site. Continuarea utilizării site-ului sau a serviciilor după publicarea modificărilor constituie acceptarea versiunii actualizate a politicii.

12. Contact pentru exercitarea drepturilor GDPR

Pentru orice întrebare sau solicitare legată de prelucrarea datelor tale cu caracter personal, ne poți contacta:

Solicitarea trebuie să fie formulată în scris, să conțină datele tale de identificare și să descrie clar dreptul pe care dorești să îl exerciți. Vom răspunde în termen de 30 de zile calendaristice.